fbpx
všetky články
23. marca

MS Teams: Efektívne meetingy a porady aj počas home office

Hana Baňacká

Zo dňa na deň sme sa z kancelárie s najkrajším výhľadom presunuli domov, do karantény. Prijali sme opatrenia a v snahe chrániť seba, svoje rodiny, kolegov a aj partnerov už týždeň pracujeme v bezpečnej vzdialenosti. V aktívnej komunikácii a plynulom tempe pokračujeme a veľkú zasadačku sme vymenili za online priestor v Microsoft Teams. Ako vyzerá náš pracovný deň a čo všetko MS Teams umožňuje?

Real time reakcie a spoločný priestor  

V rámci urýchleného prechodu do online sveta sme prirodzene vyhľadávali program, ktorý nám sprostredkuje rovnakú komunikáciu aj keď každý z nás pracuje z domu. Microsoft Teams združuje nielen všetkých nás v jednom tíme ale umožňuje aj vytváranie sub-tímov, v ktorých si jednoducho prezdieľame to-do listy, pošleme objemné prílohy aj v rámci konverzácie označíme toho, komu je správa určená. Pre nás interne je však najdôležitejšia fičúrka MS Teams paradoxne tá najjednoduchšia. Prostredníctvom farebných guličiek znázorňujúcich aktivitu vieme presne, čo ktorý kolega robí. 

Konferenčné hovory a zdieľanie pracovnej plochy  

Naše projekty nie sú dielom jednotlivca ale nás všetkých. Potrebujeme oko architekta, kalkulácie real estate odborníkov, presnosť projektantov a predovšetkým nápad, ktorý projektu vdýchne myšlienku. Vďaka MS Teams a ich šikovnej “fičúrke” si môžeme zdieľa pracovnú plochu aj počas konferenčného hovoru, a tak spoločne kreovať, upravovať a vytvárať konečnú podobu návrhov.  

Keďže sme všetky osobné stretnutia s partnermi a klientmi museli zrušiť, MS Teams nám ochotne poskytol adekvátnu náhradu osobného kontaktu. Prostredníctvom tejto aplikácie môžeme usporiadať online meeting a pozvať naň prakticky kohokoľvek. Nemusíte nič inštalovať, len sa jedným klikom pripojiť ku konferenčnému hovoru. Stačí ak vám pošleme pozvánku a môžete s nami pracovať či komunikovať odkiaľkoľvek. 

Jednoduché prepojenie všetkých aplikácií  

Rýchlosť našej práce a konštantnú produktivitu podporuje MS Teams prepájaním jednotlivých súčasti. Interaktívnym spôsobom tak prepájame nielen naše konverzácie ale aj samotný Share Point. Takto máme bezproblémový prístup ku všetkým našim rozpracovaným aj hotovým projektom, dátam, či marketingovým podkladom. Vďaka tomu vieme okamžite reagovať a podať napríklad informácie o tom, v akom stave sa daný projekt nachádza.  

Prehľadná organizácia súborov vďaka záložkám 

Fluktuácia informácii je u nás na dennej báze pomerne veľká. Keďže aktuálne pracujeme online, MS Teams nám opäť aj v tomto smere vychádza v ústrety. Aby sme nestratili prehľad, aplikácia umožňuje evidovať súbory, prílohy, konverzácie či tasky prostredníctvom záložiek. Takto jednoducho môžeme klasifikovať dôležitý obsah a ušetriť tak čas pri hľadaní potrebných dát.  

Zaujímavé na tejto situácii je, že sme pochopili ako sa dá práca zefektívniť. Že možno nie je nutných toľko stretnutí, toľko telefonátov, či mailov. Dnes existujú nástroje, ako si prácu zjednodušiť, urobiť viac vecí za menej času. A zvyšný čas venovať svojej napríklad svojej rodine alebo svojmu zdraviu.  

Ak vás to zaujalo, radi sa podelíme o naše skúsenosti. Stačí nám napísať alebo nás kontaktujte cez MS Teams